Kişisel Dataları Muhafaza Kurumu, son periyotta Bilgi Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) yapılan kayıt müracaatlarının büyük bir kısmında tespit edilen yanlışlar ve mevzuata alışılmamış müracaatlar nedeniyle kayıt müracaatlarında uzatma kararı aldı.
Kişisel Bilgileri Muhafaza Kurumu’nun web sitesinde hususla ilgili yapılan açıklamada, “VERBİS’e iletilen bildirimler incelendiğinde, birçok bildirimde şahsî datalar ile sürece hedefleri, alıcı/alıcı kümeleri, bilgi konusu kişi kümeleri, alınan teknik ve idari önlemler, kâfi tedbirler, yurtdışına data transferi ve saklama müddetlerinin örtüşmediği, bu hususta önemli yanlışlıklar ve mevzuata karşıtlıklar olduğunun görüldüğünün” altı çizildi. VERBİS’e beyan edilen bilgilerin gerçek ve aktüel olması gerektiğinin, bu bilgilerden ilgili data sorumlusunun sorumlu olduğunun vurgulandığı açıklamada, sürecin sağlıklı işlemesi ismine kayıt müracaat müddetlerinin uzatıldığı bildirildi.
Kimler, ne vakit başvuracak?
Buna nazaran yıllık çalışan sayısı 50’den çok yahut yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve hukukî kişi data sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet 30.06.2020 tarihine kadar uzatıldı. Ayrıyeten yurt dışında yerleşik gerçek ve hukuksal kişi sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet ise 30.06.2020 tarihine ertelendi. Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli şahsî data sürece olan gerçek yahut hükmî kişi sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet de 30.09.2020 tarihine uzatıldı. Kamu kurum ve kuruluşu bilgi sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühletin de 31.12.2020 tarihine kadar uzatılmasına karar verildi.
Sistem nasıl işliyor?
Kişisel Dataların Korunması Kanununa nazaran; ferdî bilgilerin sürece emellerini ve vasıtalarını belirleyen, bilgi kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan şahıslar “veri sorumlusu” olarak isimlendiriliyor. Data sorumlularına kimi yükümlülükler getiren Kanuna nazaran bu yükümlülüklerden birisi de VERBİS’e kayıt yaptırmak. Data sorumluları, VERBİS’e kayıt olurken ferdî bilgileri hangi kategorilerde işlediklerine, hangi emellerle bu bilgileri kullandıklarına, transfer yapıp yapmadıklarına, dataları hangi mühletlerle sakladıklarına, bilgi güvenliğini sağlamak gayesiyle ne cins önlemleri aldıklarına yönelik bilgileri beyan etmek zorundalar.
Kişisel bilgi sürece disiplin altına alınıyor
VERBİS’e kayıt yükümlülüğü, ferdî dataların işlenmesi faaliyetlerinde şeffaflık sağlanması ve bilgi sorumlarının mevzuata uyumlu hareket etmeleri konusunda daha inançlı bir ortam oluşturulması hedefini taşıyor. Bu sayede şahsî dataların rastgele işlenmesinin önüne geçilerek data işlemenin disiplin altına alınması sağlanacak. Sistem ile şahsî data sürece faaliyetleri bir tıp kontrole tabi tutuluyor. Bu sayede data sorumluları, sahiden de şahsî data sürece kaidesi bulunmuyorsa bu dataları işlemekten sakınacak, bu faaliyetlerini şeffaflık içinde yerine getirerek şahsî verisini işlediği şahıslara her vakit hesap verebileceğinin şuuru içerisinde hareket edecek.
Kişilere ilişkin bilgiler olmayacak
Kanun gereği kamuya açık olarak tutulan VERBİS sayesinde ferdî verisi işlenen gerçek şahıslara, kendi dataları üzerinde denetimin sağlanabilmesi imkanı da sunuluyor. VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik manasında iki değerli özelliği ön plana çıkıyor: VERBİS’te şahsî verisi işlenen gerçek şahıslara ilişkin bilgiler bulunmuyor ve VERBİS’te data sorumlularının işlediği bilgiler kategorik bazda yer alıyor. Bilgi sorumlularınca VERBİS’e girilecek bilgiler gerçek bireylere ilişkin bilgiler olmayacak. Bilgi sorumluları tarafından işlenen ferdî datalara ait olarak yalnızca üst başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgiler sisteme girilecek. Münasebetiyle kimsenin şahsî verisi VERBİS’te, hasebiyle da Şahsî Bilgileri Muhafaza Kurumunda tutulmayacak.
Gerçek kişi yahut şirketlerin VERBİS üzerinden sicile kayıt yaptırmamaları durumunda Şahsî Dataları Muhafaza Kanununun 18’inci unsurunun birinci fıkrasının ç bendine nazaran 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilecek. İstisna olmadığı halde kayıt yaptırmayan bilgi sorumluları tespit edilirse bu yaptırım uygulanacak.
Kolay kayıt sistemi
Kişisel bilgileri işleyen gerçek ve hukuksal bireyler Kurumun internet sitesi (www.kvkk.gov.tr) üzerinde yer alan VERBİS modülü yahut e-Devlet platformu üzerinden VERBİS’e kayıt süreçlerini çarçabuk gerçekleştirebiliyor.